Tickets
Störungen, Aufgaben und Maßnahmen objektbezogen erfassen und bis zum Abschluss nachverfolgen.
Digitales Objektmanagement
Digitale Prozesse. Persönliche Verantwortung.
Wir bündeln Tickets, Maßnahmen, Begehungen, Termine und Dokumente in objektbezogenen Strukturen. So entstehen transparente Bearbeitungsstände – ohne dass digitale Werkzeuge die persönliche Betreuung ersetzen.
GrundsatzDer Kundennutzen steht im Vordergrund. Das Managementsystem unterstützt die Arbeit – es übernimmt keine Verantwortung.
Objektinformationen im Blick
Weniger Informationsverluste. Mehr nachvollziehbarer Fortschritt.
Im Gebäudebetrieb entstehen Informationen an vielen Stellen: bei Störungen, Begehungen, Wartungen, Prüfungen, Abstimmungen und Rechnungen. Digitales Objektmanagement führt die vereinbarten Informationen strukturiert zusammen.
Offene Aufgaben erhalten Zuständigkeiten, Fristen und Status. Feststellungen aus Begehungen können direkt in Tickets oder Maßnahmen überführt werden. Dokumente, Fotos und Berichte bleiben mit dem jeweiligen Vorgang verbunden. Eigentümer und beauftragte Ansprechpartner erhalten so einen aktuellen Überblick über den vereinbarten Informationsumfang.
Begehungen
Feststellungen, Fotos, Risikoeinstufungen, Zuständigkeiten und Fristen zusammenführen.
Kataster
Wartungs- und Prüftermine, Berichte, offene Mängel und Erinnerungsstufen strukturiert abbilden.
Berichte
Vereinbarte Statusinformationen, Maßnahmen und Entscheidungen kompakt bereitstellen.
Dokumente
Relevante Objektinformationen mit Vorgängen, Anlagen und Terminen verknüpfen.
Berechtigungen
Kundenansichten und Zugriffsrechte objekt- und auftragsspezifisch festlegen.
Maßnahmen & TermineGeschützt
ObjektbegehungProtokoll
PrüfkatasterTermine
Begehungsfeststellung Dokumentiert Kundenentscheidung Offen Fachunternehmen Beauftragt
Transparenz im Kundenportal
Individuell eingerichtet. Geschützt zugänglich.
Für betreute Objekte können wir einen individuell eingerichteten, geschützten Kundenbereich bereitstellen. Dort stehen vereinbarte Statusinformationen, Protokolle, Maßnahmen und Dokumente übersichtlich zur Verfügung.
Inhalte und Zugriffsrechte werden für jedes Objekt und jeden Auftrag separat festgelegt. Nicht jeder Nutzer erhält automatisch Zugriff auf sämtliche Informationen. Sensible Daten werden nur im Rahmen der vereinbarten Berechtigungen bereitgestellt.
Persönlicher ZugangVom Befund zum Abschluss
Ein beispielhafter digitaler Maßnahmenprozess.
- Störung, Aufgabe oder Feststellung objektbezogen erfassen.
- Dringlichkeit, mögliche Risiken und benötigte Entscheidung einordnen.
- Zuständigkeit, nächsten Schritt und Bearbeitungsfrist festlegen.
- Eigenleistung oder geeignetes Fachunternehmen koordinieren.
- Status, Rückmeldungen, Fotos und Leistungsnachweise dokumentieren.
- Ergebnis kontrollieren, Vorgang abschließen und Bericht aktualisieren.
Technische Plattform
Transparent benannt, datenschutzrechtlich zurückhaltend eingesetzt.
Für internes Ticketing, Aufgabenmanagement und Teile der Objektdokumentation ist die Nutzung des externen Cloud- und Managementtools Notion vorgesehen. Notion ist keine Eigenentwicklung der GEfOS FM GmbH.
Die konkrete Nutzung muss vor dem Produktivbetrieb datenschutzrechtlich, vertraglich und organisatorisch geprüft werden. Dazu gehören insbesondere Auftragsverarbeitung, Datenstandorte und Unterauftragnehmer, Rollen- und Berechtigungskonzepte, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenminimierung, Aufbewahrung, Löschung, Export, Backup sowie die regelmäßige Prüfung aktiver Zugänge.
Keine pauschale GarantieDie Plattform wird nicht als uneingeschränkt DSGVO-konform, revisionssicher, ausfallsicher oder vollautomatisiert beworben. Öffentliche Freigabelinks für sensible Objektinformationen sind nicht vorgesehen.
Ihr nächster Schritt
Wie soll Ihr Objektstatus künftig sichtbar werden?
Wir besprechen, welche Vorgänge, Dokumente und Rollen für Ihr Objekt relevant sind und wie ein geschützter Kundenbereich sinnvoll aufgebaut werden kann.